הגדרת טופס בעל תהליך עבודה מותנה (מתקדם) - קטגוריה מותנית

רקע:

במערכת Vitre, ניתן להגדיר טופס מתקדם שבו חלק מהקטגוריות (מקבצי שאלות) מוצגות, מוסתרות או מותנות בתשובות שניתנו.
בנוסף ניתן להגדיר מי האחראי על כל קטגוריה, מה משך זמן הטיפול בה, ומה קורה אחרי השלמתה.

שימושים עיקריים

• הצגת/הסתרת קטגוריות בהתאם למענה קודם.

• הפניית קטגוריה למשתמש מוגדר מראש, מנהל מיקום/ציוד, מנהל ישיר או המשתמש שפתח את הטופס.

• חיוב המשתמש להעביר את הטופס לגורם נוסף (Send To).

• הגדרת משך זמן טיפול לכל קטגוריה (דקות/שעות/ימים).

תנאי מקדימים:

1. יש להגדיר טופס חדש (רק על ידי מנהלי מערכת)
2. יש להגדיר משתמשים מורשים לענות על הטופס
3. ניתן להגדיר מנהל טופס

איך מגדירים קטגוריה מותנית

1. כמו בכל טופס ניתן להגדיר קטגוריות ותחת קטגוריה ניתן להוסיף שאלות מרובות.
2. לאחר הגדרת הקטגוריה, נלחץ על כפתור העפרון של הקטגוריה
3. במסך שיפתח נראה את פרטי הקטגוריה, ניתן לשנות את שמה ואת הנראות.
4. בשדה "תצוגה" (Presentation) ניתן לשנות את אפשרויות התצוגה של הקטגוריה
   1. מוצגת תמיד
   2. לא מוצגת אף פעם
   3. מוצגת באופן מותנה - נבחר באפשרות זו אם נרצה לנהל את הטופס באופן מותנה ומתקדם.
5. כעת נוכל לבחור מהם התנאי להצגת הקטגוריה הנבחרת
   1. בתנאי שכל הקטגוריות הקודמות הושלמו
   2. או בתנאי שתשובות לשאלות מסויימות נענו באופן מסויים
6. כעת נוכל לבחור מי יהיה המשתמש האחראי על קטגוריה זו.
   1. כברירת מחדל- הקטגוריה תוגדר למשתמש הנוכחי זה שממלא את הטופס, ניתן לשנות את ההגדרה לפי צורך. 
   2. שלח אל - ניתן להגדיר את הקטגוריה המותנית כך שהמשתמש הנוכחי יהיה חייב לבחור את המשתמש אליו יעבור הטופס להמשך טיפול.
   3. למשתמש מסויים שהוגדר מראש
   4. אוטומטית למשתמש שמנהל את הציוד, המיקום, העובד שהוגדרו בטופס
   5. אוטומטית למנהל הישיר של המשתמש שמנהל את הציוד, המיקום, העובד שהוגדרו בטופס
   6. למשתמש שהחל את המענה על הטופס הראשוני
   7. למשתמש נוכחי מיידית - הקטגוריה המותנית תוצג לממלא הטופס הנוכחי מיידית בזמן מילוי הטופס אם הקטגוריה המותנית עומדת בתנאים. החל מיולי 2023.  
7. ניתן להגדיר את משך זמן הטיפול המיועד של כל קטגוריה (בדקות, שעות, ימים)
8. ניתן לבחור האם כשקטגוריה זו נענית כל השאלות הקודמות הן לצפיה בלבד או האם ניתן לערוך אותן.

שימו לב:

• קטגוריה הבאה תוצג רק אחרי שליחה (Submit), אלא אם הוגדרה כ־AdHoc.

• אם יש כמה קטגוריות לאותו משתמש – כולן יוצגו ברצף.

• העברה למנהל ציוד/מיקום עם כמה מנהלים – המערכת תבחר באקראי.

• אם אין מנהלים – המערכת תעלה בהיררכיה עד שתמצא, ואם לא – תפנה ל־Admin.

• אפשרות לערוך קטגוריות קודמות – שומרת תשובות קיימות אבל מאפסת את התהליך ודורשת אישור מחדש.

• בסיום כל קטגוריה:

  • אפשר לשלוח Webhook.

  • לא נוצר PDF.

  • לא נשלחות הודעות/מיילים.

  • ניתן לאפשר קישור HTML להצגת המענה.

הגדרת משך זמן הטיפול המיועד 

1. ניתן להגדיר את משך הזמן המיועד לטיפול עבור כל קטגוריה בנפרד.
   בתהליך אחד ניתן להגדיר שחלק מהקטגוריות יהיו מוגדרות עם משך זמן לטיפול וחלק לא.
2. משך הזמן לטיפול יכול להיות מוגדר בדקות, שעות, ימים.
3. במידה והוגדר משך זמן טיפול לקטגוריה, משך הזמן לטיפול עבור המשתמש המיועד יוצג על פי הקטגוריה ולא לפי משך זמן הטיפול שהוגדר על הטופס/פעולה.
   1. במסך "הפעולות שלי"
   2. במסך רשימת הפעולות.
   3. במסך הפעולה.
4. עם השלמת כל קטגוריה, המערכת תציג את משך זמן הטיפול של הקטגוריה הבאה.
   במידה ולאותו משתמש הוקצאו שתי קטגוריות ברצף ולכל קטגוריה משך זמן טיפול שונה, המערכת תציג את הארוך מביניהם.

מה ההבדל בין טופס בעל תהליך עבודה מותנה לבין קטגוריה מוסתרת לבין "שלח אל" או פעולות המשך?

היכולת להגדיר תהליך