תהליך - ניהול הסמכות והדרכות

מטרת התהליך – ניהול הדרכות והסמכות

מודול ניהול הדרכות והסמכות מאפשר למנהלים ולעובדים לעקוב אחר כשירויות הארגון בצורה יעילה, זמינה ומבוססת נתונים.

היתרונות המרכזיים:

• חיסכון בזמן ומשאבים – תהליכים ידניים מוחלפים באוטומציה לניהול תוקף הכשרות, התקדמות ורישומים.

• שיפור מעקב ובקרה – הצגת סטטוס עדכני בזמן אמת ותמיכה בקבלת החלטות ניהוליות.

• התאמה אישית – כל משתמש רואה את המידע הרלוונטי לתחום האחריות שלו.

המערכת מספקת למנהלים כלי משמעותי לשיפור היעילות והאפקטיביות של ניהול ההדרכות ותורמת להצלחת הארגון.

תיאור התהליך – ניהול הדרכות והסמכות

באמצעות פורטל Vitre, משתמשים מורשים יכולים לתכנן, לנהל ולבקר את כשירויות העובדים בארגון.
המערכת תומכת בהסמכות, הדרכות, תעודות, רישיונות ובדיקות רפואיות – ומספקת תיעוד ומעקב מרוכז.

שלבי התהליך:

1. תכנון הדרכות – יצירת תוכנית הדרכות עתידית, עם אפשרות לשיוך עובדים ואחראים.

2. ניהול וביצוע – עדכון מופעי הדרכות, שיוך עובדים, קבצים והערות. בנוסף, ניתן לשייך ידנית הסמכות ותעודות לעובד (כגון חשמלאי, עבודה בגובה, רישיון נהיגה).

3. מעקב ובקרה – צפייה במידע מרוכז על כשירות העובדים דרך מסכי הניהול ודשבורד ייעודי.

המלצה: בתחילת עבודה עם המערכת יש להזין נתוני עבר (הדרכות והסמכות קיימות), כדי לבסס תמונת מצב עדכנית ולתכנן מערך הדרכות עתידי.

אופן ביצוע התהליך:

ביצוע הדרכות ותיעוד מופעי הדרכה

תכנון הדרכות - קישור למדריך

• ניתן לתכנן מופעי הדרכות ולתעד סטטוס עובדים (נכחו/נעדרו).

• אפשרויות תכנון:

  • ממסך העובדים – סינון עובדים רלוונטיים ויצירת הדרכה מותאמת.

  • ממסך התעודות – בחירה לפי סטטוס הסמכה ויצירת מופע חדש.

  • ממסך ההדרכות – יצירת מופע חדש ושיוך עובדים רלוונטיים.

ניהול הדרכות

• ניתן להגדיר מנהל הדרכה (משתמש מורשה לניהול).

ביצוע ותיעוד 

• במודול ניהול ההדרכות ניתן לעדכן מופע שבוצע:

  • סימון נוכחות/היעדרות עובדים.

  • שיוך קבצים והערות.

  • צפייה בהיסטוריית ההדרכה ובפעולות שבוצעו.

שיוך הדרכה ידנית

במסך כרטיס עובד ניתן לשייך לעובד הדרכה או תעודה באופן ידני, ללא צורך בתיעוד מופע הדרכה. המערכת מאפשרת להגדיר תאריך תחילה ומחשבת אוטומטית את תוקף ההדרכה. קישור למדריך

עדכון סטטוס כשירות נוכחי

ניתן להזין הדרכות או הסמכות שבוצעו בעבר, לסמן אותן כהסתיימו ולהוסיף אותן לכרטיס העובד. כך מתקבל סטטוס כשירות עדכני וראשוני במערכת.

תיעוד הדרכה וחתימות עובדים

באמצעות טופס "תיעוד הדרכה" ניתן להזין שמות משתתפים, לאסוף חתימות נוכחות ולצרף את הקובץ שנוצר להדרכה במערכת.

צפייה ומעקב אחר הדרכות והסמכות

במערכת קיימות מספר תצוגות מרכזיות:

• כרטיסיות ורשימות – מסך ניהול התעודות והכשירויות מציג את סטטוס העובדים ומאפשר טיפול ממוקד- קישור למדריך

• סטטוס הדרכות – מסך ניהול ההדרכות מציג את ההדרכות המתוכננות והמבוצעות -קישור למדריך

• דשבורד ניהולי – מאפשר ניתוח נתונים רוחבי בחתכים שונים - קישור למדריך

• כרטיס עובד – מציג גיליון כשירויות אישי ועדכני - קישור למדריך

הרשאות משתמשים

ההרשאות נגזרות מעץ היחידות הארגוני, עם אפשרות להרחבות:

• מנהל הסמכה – ניהול מלא וצפייה בסטטוס העובדים בהסמכה.

• צופה הסמכה – צפייה במופעי הדרכה ובסטטוס כשירות.

• מנהל מופע הדרכה – ניהול מופע ספציפי.

• צופה מופע הדרכה – צפייה ועדכון סטטוס.

• עובד – צפייה בהסמכותיו האישיות.

שלבים מקדימים

לפני תחילת עבודה יש להגדיר:

1. סוגי כשירות/הסמכה (רצוי באנגלית), כולל מנהלים/צופים וקבצים רלוונטיים -קישור למדריך

2. עובדים ויחידות ארגוניות במודול העובדים - קישור למודול עובדים 

3. משתמשים והרשאות מתאימות.

תיעוד הדרכות וחתימות עובדים

• טופס תיעוד הדרכה כולל פרטי הדרכה ופרטי עובדים.

• העובדים חותמים על נוכחותם, והטופס מצורף כקובץ להדרכה.

• מנהל מערכת רשאי להתאים את מבנה הטופס.

תיעוד הדרכה והחתמת עובדים - ממה התהליך מורכב?

1. טופס תיעוד הדרכה - את טופס תיעוד ההדרכה ניתן למצוא במערכת. הטופס כולל שתי קטגוריות:
   1. קטגוריית פרטי הדרכה - שם ההדרכה, תאריך ומידע נוסף על ההדרכה
   2. קטגוריית פרטי עובדים - באמצעות קבוצת השאלות שקיימת בקטגוריה ניתן להוסיף כל עובד שנכח בהדרכה ולאפשר לו לחתום על הטופס. 
2. מנהל מערכת יכול לבצע שינויים בשאלות הקיימות בטופס או במבנה שלו - קישור למדריך 
3. לאחר מענה על הטופס ניתן לצרף אותו כצרופה להדרכה הרלוונטית