הגדרת משימות (חוק משימה) אוטומטיות על בסיס מענה לשאלות בטופס

המערכת מאפשרת למנהלי מערכת Admin ומנהלי טפסים להגדיר יצירת משימות אוטומטיות כתלות בתשובות לשאלות שהוגדרו.

פעולות מקדימות:

• על מנהל המערכת להקים טופס
• על מנהל המערכת או מנהל הטופס להגדיר שאלות ותשובות אפשריות

תהליך:

לאחר הגדרת הטפסים והשאלות, ניתן להגדיר את סט החוקים.
רק עם השלמת המענה לטופס, ייפתחו המשימות האוטומטיות.

איך לבצע:

1. ביחרו את הטופס שלו תרצו לעדכון חוקי משימות
2. במסך הטופס ליחצו על כפתור ה"עפרון" לעריכת הטופס
   
   
3. בחלק התחתון של המסך תחת האזור "הגדרות משימה" ניתן לראות את כל הגדרות המשימה הקודמות.
4. כדי להוסיף חוק חדש נלחץ על "הוספת משימה"
   
   
5. יש להזין את הפרטים הבאים:
   
   
   1. כותרת – כותרת זו תופיע בטבלה המפרטת את המשימות ולכן מומלץ להזין שם בעל משמעות.
   2. תיאור – יש להזין תיאור מפורט ככל הניתן על הפעולה שיש לבצע.
   3. אחראי – יש לקבוע מי אחראי לטיפול וביצוע המשימה.
      
      
      1. אחראי מוגדר מראש - יקבע שהמשימה תמיד תלך למשתמש ספציפי.
      2. מתשובה לשאלה - יקבע את המשימה מתוך תשובה לשאלה, השאלה חייבת להיות משתמשי החברה.
         במקרה ולמיקום/פריט הציוד יש יותר מאחראי אחד המערכת תבחר את המשתמש הפעיל הראשון.
         במידה ולמיקום/פריט הציוד אין אף אחרי פעיל, המערכת תחפש את האחראי של מיקום האב, וכך תעלה למעלה במבנה המיקומים. במידה ולאף מיקום במעלה אין אחראי, המשימה תשוייך לאדמין כדי שיתקן את המצב.
      3. מבוסס יישות - יאפשר שהמשימה תוגדר אוטמטית לאחראי המיקום או הציוד בטופס
      4. מנהל ישיר של מנהל היישות - יאפשר שהמשימה תוגדר אוטומטית למנהל הישיר של אחראי המיקום או פריט הציוד.
         
         
   4. נוצר על ידי – ניתן לקבוע משתמש קבוע שיוגדר כפותח המשימה, במידה ולא ייבחר ערך, המערכת תרשום את שם מבצע הטופס כיוצר המשימה.
   5. עדיפות – ע"פ הדגלים הנבחרים, משך הזמן המאושר לביצוע המשימה ייקבע. ניתן לשנות את משך הזמן בהמשך. ישנן חמש אפשרויות שונות לתעדוף המשימה לפי עדיפות (אדום = קריטי, כתום = גבוהה, צהוב = בינונית, כחול = נמוכה, שחור = ללא עדיפות).
   6. משך זמן לביצוע המשימה בשעות – שדה זה נקבע אוטומטית על פי עדיפות המשימה אך יחד עם זאת ניתן לשנות את משך הזמן.
   7. פעיל – האם להפעיל את חוק המשימה לאחר השמירה או לא. במידה ונבחר לשנות את ברירת המחדל ללא פעיל, החוק יוגדר אך לא יופעל עדיין.

כעת יש לבחור ולהגדיר את מנגנון יצירת המשימה לפי שלושה חוקים בסיסיים:

1. כתלות תשובות מסוימות – במידה והמשתמש בחר בתשובות מסוימות בטופס שסומנו כאן, המשימה תפתח - כאן 
2. תשובות לא תקינות – במידה והמשתמש בחר בתשובה שאינה תקינה לשאלות מסוימות שסומנו כאן, המשימה תפתח. אפשרות זו טובה כאשר לשאלות יש יותר מתשובה לא תקינה אחת ואנו רוצים לפתוח את המשימה ע"פ השאלה ולא ע"פ תשובה ספציפית - כאן
3. שיעור תשובות לא תקין – אם אחוז התשובות הלא תקינות שנענו בטופס עולה על ערך מסוים, המערכת תפתח את המשימה - כאן

לאחר בחירת והגדרת מנגנון היצירה (מפורט בסעיפים קודמים) ניתן להוסיף קבצים שיתווספו למשימות שנפתחו ולאחר מכן ניתן לשמור את חוקי המשימה.